10 Hal Terburuk Saat Rapat

Senin, 5 Mei 2008 | 10:51 WIB

Siapa yang tidak kesal melihat si mulut besar atau si tukang ngeyel mengatakan sesuatu yang melenceng dari topik rapat, atau melihat rekan sekerja yang lemah yang dijatuhkan di depan peserta rapat lainnya oleh si tukang gertak?

Apa pun yang ada di dalam pikiran Anda, jangan pernah berpikir bahwa rapat tidaklah penting. Kenyataannya, rapat dapat memajukan ataupun menghancurkan karier Anda. Berikut, 10 hal yang sebaiknya tidak dilakukan saat menghadiri rapat.

1. Datang terlambat
Tiba di tempat rapat beberapa menit lebih awal tidak saja memperlihatkan bahwa Anda menghargai waktu rekan sekerja, tetapi Anda pun dijamin akan mendapatkan tempat duduk yang enak.

2. Tidak siap
Bila agenda rapat telah diberikan beberapa waktu sebelum hari yang ditentukan, sebaiknya baca dengan teliti isi agenda rapat. Pikirkan pertanyaan-pertanyaan yang perlu diajukan atau pikirkan apa yang dapat Anda kontribusikan sesuai dengan topik rapat.

3. Memonopoli pembicaraan
Bila sedang ada diskusi, sudah menjadi etika untuk mendahulukan para senior mengemukakan pendapat mereka terlebih dahulu. Begitu mereka selesai dengan topik yang mereka sampaikan, Anda dapat menyampaikan hal-hal yang perlu disampaikan. Tapi ingat, lakukan secara ringkas! Jangan bertele-tele atau merasa terpaksa untuk berbicara. Lebih baik dianggap bodoh daripada berbicara tetapi ragu-ragu.

4. Memberi pernyataan seperti pertanyaan
Menyampaikan pernyataan seperti pertanyaan mengundang orang lain untuk mengatakan tidak, berdebat atau mengambil keuntungan dari pernyataan Anda. Sampaikanlah dengan kalimat yang jelas.

5. Tidak dapat membaca situasi
Coba untuk mengukur kebutuhan dan situasi di dalam ruangan rapat. Dengar dan perhatikan baik-baik apa yang disampaikan oleh rekan sekerja lainnya untuk melihat seberapa reseptifnya mereka terhadap pendapat Anda. Anda harus menyampaikan pesan yang relevan.

6. Diintimidasi
Sayangnya, ada saja rekan sekerja yang memanfaatkan rapat sebagai arena perdebatan, dan mereka sendiri sebagai gladiator lisan berusaha mencari muka dari atasan. Bila Anda yang menjadi korban, bela diri secara tenang atau bisa membalasnya dengan mengatakan, "Sejak kapan Anda berpikir saya tidak peduli dengan hasil penjualan perusahaan?"

7. Permen Karet
Mengunyah atau mengemut permet karet sampai mengeluarkan suara, sangat mengganggu suasana rapat, selain tidak sopan dan tidak profesional.

8. Telepon genggam on
Matikan atau kecilkan volume telepon genggam pada saat rapat. Dering telepon mengganggu pembicara rapat dan peserta rapat. Jangan pernah menelepon di tengah-tengah rapat.

9. Menyimpang dari topik
Jangan membajak agenda. Tetap pusatkan perhatian pada topik rapat. Bila harus menyimpang dari topik rapat, pastikan peserta rapat yang lain tidak keberatan. Cara terbaik untuk membahas masalah penting yang tidak berhubungan dengan topik rapat saat itu adalah dengan mencatatnya untuk dibahas pada saat yang tepat.

10. Mangkir rapat
Tentu saja ada banyak pekerjaan yang membuat Anda tidak dapat ikut rapat. Namun, bila rapat dipimpin oleh salah seorang pimpinan perusahaan, berarti Anda kehilangan kesempatan agar diri Anda dikenal. Ingat, pada akhirnya rapat bukanlah mengenai produktivitas, tetapi lebih kepada membangun gambaran positif dan membentuk hubungan yang sangat penting bagi keberhasilan Anda.

Aline

Sumber; http://www.kompas.com/index.php/read/xml/2008/05/05/10512334/10.hal.terburuk.saat.rapat